开发电子文档管理软件系统有什么用

发布日期： 2025-05-15 阅读量： 作者： 安徽鸿动科技有限公司

2023年的今天不管大中小企业都需要做好文件管理工作，本文一网天行软件开发公司主要介绍开发电子文档管理软件系统有什么用？

不同规模的企业文件管理的工作强度不同，大型企业文件多，容易出现储存工作量大、管理难、查找慢，管理效率低，文件安全性低等问题，传统的文件管理模式也不能发挥文件的价值，文件知识共享收效低，因此需要文档管理软件来辅助。

一、电子文档管理软件有什么功能

1、加密存储

文件管理系统开发中的文件采用加密存储的方法，缩小了文件扩散的范围，保证企业文件资料的安全。

2、备份数据

文件管理系统不仅支持数据库备份，还支持完整数据备份，数据双重备份保护下，提升内部数据的安全性。用户还可自定义设置备份的时间和备份的位置，时间一到，系统会自动备份文件到制定存储位置。

3、借阅文档

有借阅权限的用户可申请借阅文档，系统为为用户发出消息通知，借阅时间一到，文档会自动收回。

4、定义审批流程

文件管理系统支持用户自定义审批流程，解决流程固化、审批混乱的问题。

二、电子档案管理软件哪个好

当下市面上有种类繁多的文档软件，如何找到适合企业的就显得比较困难了，除了价格、功能等因素外，其实企业在选择一款软件的时候也要考虑其他因素。

其实选择文档管理软件，那么只要满足简单、好用、安全这几点，如果软件太复杂，公司使用人数比较多，那么就会出现员工不爱使用的情况。

文档的安全是最为重要的，毕竟里面都存放着企业的商业文件，所以对服务器和系统的安全都要作出严格要求。如泛普软件采用B/S架构，配合阿里云的服务器，在安全上添加更多保障。

电子文件已经成为重要的资源形式，它的价值也得到了肯定，现在电子文件在运行中的占比在上升，电子文件的管理工作也越来越重要，企业构建规范一体化的文件管理系统被提上日程，尽快确保信息的安全性和可靠性。

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